Ajenda ni mifupa ya mkutano au mkutano. Ni ndani yake ambayo mada kuu ya majadiliano na maeneo makuu ya majadiliano yamewekwa. Inaweka utaratibu wa mkutano, inazingatia ushangiliaji wa washiriki kwenye mazungumzo ya kitaalam, hairuhusu majadiliano kukuza kuwa mabadilishano ya machafuko ya maoni.
Maagizo
Hatua ya 1
Anza kuandaa ajenda mara tu usimamizi ukiamua tarehe na mada ya mkutano. Moto juu ya visigino, itakuwa rahisi kwako kuunda alama zake. Kwa kuongeza, utakuwa na wakati wa kutosha kurekebisha chaguo la kwanza ikiwa meneja anataka kurekebisha.
Hatua ya 2
Eleza mambo makuu na madogo ya mada ya mkutano. Usipakia ajenda na maswala madogo ambayo yanaweza kutatuliwa kwa utaratibu wa kawaida. Chaguo bora ni kujumuisha vidokezo 1-2 muhimu, katika majadiliano ambayo timu nyingi zinavutiwa, na kuacha wakati wa utatuzi wa haraka wa maswala yasiyo muhimu, pamoja na yale yaliyotokea wakati wa mkutano.
Hatua ya 3
Tengeneza vitu vya ajenda. Epuka sentensi zenye utata au zenye utata. Fanya vitu kwenye ajenda yako kama maalum iwezekanavyo. Baada ya kuzisoma, mshiriki wa mkutano anapaswa kuelewa kiini cha shida na kusudi la majadiliano yake. Ikiwa una shida yoyote, tafuta msaada kutoka kwa mtaalam ambaye atatoa hotuba kuu juu ya mada hii.
Hatua ya 4
Kila kitu kinapaswa kuanza na kihusishi "kuhusu" au "kuhusu": "Kwa mpango wa idara ya uuzaji kushikilia siku ya kusafisha" au "Kwenye ugawaji wa kazi kati ya idara ya uuzaji na huduma ya waandishi wa habari", n.k. Ikiwa hati yoyote ya udhibiti inaletwa kujadiliwa, kifungu hicho kinaweza kusikika kama ifuatavyo: "Kwa idhini ya Hati ya biashara" au "Juu ya marekebisho ya maelezo ya kazi ya wafanyikazi wa sekretarieti", n.k. Kwa maswali yenye kuelimisha ambayo hayahitaji majadiliano, tafadhali toa ufafanuzi unaofaa kwenye mabano au uliotengwa na koloni. Kwa mfano, "Katika maeneo ya kuahidi ya kuchapisha vitabu: Ripoti ya Naibu Mkurugenzi Mkuu juu ya safari ya kibiashara kwenye semina hiyo."
Hatua ya 5
Panga ajenda yako. Katika mazoezi, kuna njia mbili za kupanga maswali: kutoka muhimu zaidi hadi ya chini na kutoka kwa madogo hadi muhimu. Kila chaguo lina mambo yake mazuri. Katika kesi ya kwanza, maswala kuu yanazingatiwa mwanzoni mwa mkutano. Wafanyikazi wanafanya kazi zaidi, uchovu hauwaathiri bado. Lakini majadiliano ya swali la kwanza yanaweza kuendelea, hakutakuwa na wakati wa kusuluhisha shida ndogo, lakini shida muhimu. Ikiwa mkutano utaanza na vidokezo vichache, wafanyikazi hujiunga pole pole na wakati suala kuu linapotangazwa, wamewekwa tayari kwa mazungumzo ya kujenga.
Hatua ya 6
Chapisha ajenda kulingana na mahitaji ya kiuandishi ya shirika lako. Mbali na maswali halisi ya majadiliano, onyesha tarehe, saa, eneo la mkutano, spika kuu, washiriki na wataalam walioalikwa. Idhinisha hati hiyo na mkuu wa shirika. Utaambatanisha ajenda ya asili baadaye kwenye dakika za mkutano. Kulingana na ajenda iliyoidhinishwa, andaa jarida au matangazo kwa wafanyikazi.
