Nomenclature ni orodha ya kesi zote ambazo zinaunda kumbukumbu na zinafunguliwa mpya katika shirika fulani, zilizoletwa kwenye mfumo. Lazima ionyeshe faharisi ya kesi hiyo, jina, masharti yaliyowekwa ya uhifadhi wake.
Aina za majina
Katika kazi ya ofisi, kuna aina kuu tatu za nomenclature: wastani, takriban na mtu binafsi. Kiwango kimewekwa na sheria ya shirikisho na hutumika kama mfano wa kuchora nomenclature katika mashirika ya aina hiyo hiyo. Nomenclature takriban haijumuishi idadi ya kawaida ya kesi. Inayo orodha ya kesi zilizopendekezwa kufunguliwa na faharisi zao. Aina zilizoorodheshwa hapo juu zimeundwa katika mashirika na taasisi za serikali na manispaa. Wafanyikazi wa mashirika ya kibinafsi kwa msingi wa nyaraka za kisheria, aina za kuripoti, mipango ya kazi, n.k. orodha ya kesi ya mtu binafsi inatengenezwa. Inajumuisha jumla ya kesi zilizoundwa za biashara.
Utaratibu wa kukusanya nomenclature
Kila mwaka, kwa msingi wa ile ya zamani, jina mpya la kesi huundwa. Kwa kuongezea, nyaraka zote zinaweza kukaguliwa. Sehemu muhimu ya nomenclature ni maisha ya rafu ya kesi hiyo. Kwa msingi huu, kesi za uhifadhi wa muda mfupi, wa muda mrefu na wa kudumu zinajulikana. Muda wa faili za kuhifadhi muda ni chini ya miaka kumi, uhifadhi wa muda mrefu ni zaidi ya miaka kumi. Kuhusiana na nyaraka zilizo na muda wa kuhifadhi uliokwisha muda, hesabu imeundwa, ambayo inaonyesha idadi ya hati, jina, mwaka wa uundaji, idadi ya karatasi na habari zingine katika kesi zilizotolewa wazi. Baada ya hesabu kuchorwa, hati hizi zinaweza kuharibiwa.
Kimuundo, nomenclature inawakilishwa na sehemu, vifungu. Walakini, mgawanyiko huu ni kawaida kwa mashirika na taasisi za serikali. Katika mashirika ya kibinafsi, mgawanyiko huu ni wa masharti na badala yake unaangazia maeneo makuu ya shughuli zao, badala ya kuonyesha uhusiano wa nguvu na ujitiishaji.
Jedwali la nomenclature lina safu tano: ya kwanza ina faharisi ya kesi, ya pili - jina la kesi, ya tatu - idadi ya kurasa (zilizoonyeshwa mwishoni mwa mwaka wa sasa), ya nne - kipindi cha kuhifadhi iliyoanzishwa na sheria za kisheria, maandishi ya tano kuhusu ufunguzi wa kesi, kujumuishwa katika hesabu kwa kusudi la uharibifu, n.k.
Kesi ya uhifadhi wa muda mrefu na wa kudumu uliojumuishwa kwenye nomenclature haipaswi kuwa zaidi ya kurasa mia mbili na hamsini. Ikiwa idadi ya vijiji huzidi kawaida, inashauriwa kugawanya kesi hiyo kuwa mbili au zaidi.
Nomenclature iliyokusanywa ya kesi lazima ikubaliane na idara ya kumbukumbu na kutiwa saini na mkuu wa shirika.
