Katika mchakato wa kufanya kazi na kuandaa nyaraka, jukumu muhimu limepewa idhini yao, ambayo inaweza kuwa ya ndani, ambapo hati zinaidhinishwa na idara za shirika lenyewe au za nje, zinazohusiana na idhini ya nyaraka na taasisi zingine. Hati iliyokubaliwa kwa usahihi inapeana haki ya kuchukua hatua zinazotolewa na sheria, kanuni na sheria. Nyaraka ambazo zimepitisha utaratibu wa idhini zimefungwa au kutiwa muhuri.
Maagizo
Hatua ya 1
Kufanya kazi kama mwajiriwa wa shirika, ambaye majukumu yake ni pamoja na idhini ya ndani na nje ya nyaraka, ni muhimu kuwa na habari wazi juu ya idara gani za kampuni zinazohusika na idhini yao.
Hatua ya 2
Tengeneza orodha ya nyaraka ambazo zitahitaji kuidhinishwa wakati wote wa kazi. Kuwa wazi juu ya idara zinazohusika na idhini yao. Tengeneza jedwali ambalo litaonyesha aina za hati chini ya idhini ya lazima, idara zinazohusika na kufanya kazi hii, nafasi, majina, majina, majina ya wafanyikazi, simu zao na anwani za barua pepe.
Hatua ya 3
Amua hati ambayo inahitaji kupitishwa. Fanya mpango, kuonyesha utaratibu ambao unawasiliana na idara katika shirika lako. Pata tarehe za mwisho za kukamilisha kazi kwa kuzungumza na kila mfanyakazi wa tarafa zote za kampuni inayohusika na kuidhinisha waraka huo.
Hatua ya 4
Zingatia sana masharti ya idhini ya waraka, jibu haraka mabadiliko yoyote yaliyofanywa na mfanyakazi wa idara. Ikiwa una shaka yoyote juu ya mabadiliko yaliyofanywa kwenye waraka huo, hakikisha kushauriana na wataalam wa shirika, ukifafanua nuances zote. Hii itasaidia kupunguza wakati wa idhini katika siku zijazo na itakuruhusu kuchora hati hiyo kwa usahihi.
Hatua ya 5
Katika kila idara ya shirika, baada ya kupitisha utaratibu wa idhini, visa huwekwa kwenye hati. Inaweza kuwa stempu ya idara au stempu "Iliyoidhinishwa" na dalili ya msimamo, jina na saini ya mfanyakazi. Hakikisha kwamba kila mfanyakazi anayehusika na kuidhinisha hati hiyo anasaini kwa usahihi. Vinginevyo, haitasainiwa na mkuu wa shirika.
Hatua ya 6
Kiunga cha mwisho cha kuidhinisha waraka ni mkuu wa biashara. Hati hiyo inachukuliwa kuwa imekubaliwa kisheria ikiwa tu imesainiwa na menejimenti, wafanyikazi wa idara zote, muhuri au muhuri wa biashara hiyo.
Hatua ya 7
Wakati uratibu wa nje wa nyaraka zinazohitaji idhini yao na taasisi mbali mbali, angalia orodha ya mashirika ambayo unapaswa kuomba. Pata maelezo ya kina juu ya idara, wafanyikazi wao wanaohusika katika uratibu. Wapigie simu au tuma barua-pepe, ukitaja orodha inayotakiwa ya hati. Kukubaliana juu ya wakati wa mkutano.
Hatua ya 8
Andaa orodha ya maswala yanayohusiana na wakati wa idhini na utaratibu wa kufanya mabadiliko kwa mfanyakazi wa taasisi inayohusika na idhini ya nje ya nyaraka. Toa taarifa rasmi katika fomu iliyoamriwa, ukionyesha orodha ya nyaraka zitakazokubaliwa. Dhibiti muda wa idhini ya nyaraka na usahihi wa utekelezaji wao.
